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采购管理解决方案

致远采购管理系统解决方案实现了采购一体化的管控,将集中采购和分散采购融入到组织体系当中进行支撑,实现流程化管理,实现先进的管控模式。同时,抽取ERP系统的结构化数据,补齐ERP在过程管控上的不。利用平台的开放性,打造功能丰富,系统成熟和稳定的采购管理系统。

通过致远采购管理系统,可以实现:

1.阳光采购、通过岗位、职权规范采购流程,强化内控,实现采购合法合规。

2.实现先进的协同统一平台,将供应商的管理和协同实现在线,提高了采购效率,缩短了采购周期。

3.采购流程一目了然,物资从计划、采购、进货、付款等都可以实现全程跟踪,信息可追溯,并与ERP集成形成完整的采购管理体系。

4.系统易于实施,快速见效,能够快速降低采购成本;业务部署灵活,能够适应企业的各种管理和流程变化,可以在不同的范围分布推广。

采购管理方案概述

  • 管理难题

    在企业运营当中,采购管理主要存在以下几个难题。

    1. 信息不能共享。由于组织之间信息私有化、未经集成,采购信息没有实现有效共享,包括采购方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。

    2. 采供双方未建立稳定的协作关系。这是旧的采购模式造成的,它们以临时的或短期的合作机制为主,造成了竞争多于合作,进而导致了采购过程的不确定性。

    3.与预测和物料需求计划结合不紧,即不能有效根据生产需要组织采购,实现物料的供应计划与当前需求的平衡,并与企业的库存投资和策略相一致。

    4.无法跟踪采购情况,包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理;运输处理、收货处理、质量控制等。

    5.缺乏制约(采购事务的授权、签发、批准、执行和记录没有进行职务分类),容易导致暗箱操作。缺乏对供应商的评价和管理。

    总之,由于不通畅的信息以及落后的采购模式,在市场需求发生变化时,采购方不能改变已经提供给供应方的采购合同,企业响应用户需求的能力迟钝。

  • 方案目标

    阳光采购:按照“公开、透明、科学”和“采购、执行、监管分立”的原则,依靠科学化、合理化的采购制度和监管制度,有效避免采购过程中的暗箱操作。

    降低成本:通过汇总各分公司分散采购需求,实现集中采购,提高议价优势,通过引入合适的供应商,合理的竞价议价谈判,有效降低采购成本。

    规范内控:通过信息化手段规范采购流程,完善合法、合规的招投标业务流程,加强审批流程控制和数据统计分析,强化对采购业务的管控与监督。

    统一管理:集团与供应商统一平台,统一授权,协作对接,可以使与供应商对接的业务更加规范,确保供应商质量,逐步提高供应商整体水平。

    提高效率:优化采购流程,实现采购部门与供应商在线协同,保证沟通的高效、准确减少事务性工作,减少人为差错,实现无纸化办公。

  • 系统概述

    采购管理是一个开放的系统,通过主流底层技术和多级的权限控制体系,规范的国际标准接口,可以打通ERP系统和其他业务系统,实现一站式的电子信息处理,避免信息录入错误和信息孤岛的出现。同时,协同办公平台自身业务??榧淇梢允迪治薹煜谓?,轻松贯穿,真正实现组织内部协同、产业链协同和社会化协同的大格局,为企业战略制定与精准执行保驾护航。

采购管理方案功能

  • 采购模式组织支撑
  • 采购门户
  • 采购需求管理
  • 采购立项管理
  • 采购寻源管理
  • 采购执行管理
  • 采购报表

采购管理最重要的是根据不同层级不同部门的采购需求,制定科学的采购策略,这就需要保证信息在组织间传递无衰减,同时在采购执行过程中,针对不同类型的商品需要采取集团采购和区域独立采购的模式,以控制采购品的质量和采购成本,这就需要进行采购信息的上报与下级授权。而对于供应商来讲,实现内外协同又需要一套平台统一,管理逻辑分离,相对独立的组织支撑平台。


致远组织引擎不仅能够支撑企业内部采购部门对于采购模式的要求,通过完整的组织权限和管理体系,保障信息畅通和权责的独立,同时,支撑在一个平台中,为供应商提供逻辑独立的空间和组织引擎,将组织的上下游视为一个整体纳入管理,提高了采购响应效率,又通过逻辑分离保证了各自的信息安全。


致远提供灵活个性化的空间设计器、页面设计器等,用户可根据管理需要和管理重点构建不同维度的门户空间。针对采购管理,可提供以下几类门户:


1.采购部管理门户

采购管理人员登录到企业内部的协同办公平台拥有专属的采购管理门户,该门户包含了与采购相关的流程、待办、报表与文档,管理人员也是通过该门户与供应商进行协同交流。功能??樽远谐鲇氡靖谖蝗ㄏ尴喙氐陌磁?,例如请购审核、采购计划、订购统计等功能,方便操作。


2.供应商内部门户

针对上文提到,致远可为供应商提供逻辑分离的组织支撑引擎,一同匹配了供应商独立的办公门户,该门户是与集团公司进行信息接收、采购沟通、事务处理、投标文件递交、收发货查询和信息查看的窗口,通过门户达到事务提醒、信息聚焦、提高办事效率的目的。


3.移动办公门户

致远推出的采购管理平台同时支持移动办公形式,无论内部员工还是供应商都可以通过手机移动端或者微信获取最新的采购事宜办理,采购咨询的查看,利用碎片时间处理工作。


采购项目的起点来源于需求,一方面可以从业务开展过程中按需发起,也可以根据ERP的生产计划进行采购的发起及信息推送。

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当然,对于按需发起的物品采购时,可以填写物料请购单发起,详细记录请购信息,准确执行请购流程。


为了不断提高采购部门的服务满意度,了解各业务部门和职工对采购商品和采购部门的要求,采购部也可发出二维码调查,收集评估信息,为更好的制定采购计划做准备。


采购立项阶段需要针对之前提报的采购需求进行分类和评估,成立采购项目进行采购寻源前的准备。对所采购的物料进行分析决策,制定供应商准入资格,判断是否采用招标,或是采用询价和竞价的形式,通过相关部门负责人的决策,完成立项,最终形成采购预案。


如果采用招标的形式进行供应商的选择,就可以着手进行招标前的策划工作了。采购部业务员根据采购计划的物资种类、数量、采购金额,依据组织的有关规定,编制招标计划,确定“招标方式”并提请上级领导审批。


招标计划审批完成后系统自动生成招标管控表,招标办管理员及组织相关监督部门实时可以查看招标进度。包括查询同类物资历史数据、已有或潜在供应商的查找及鉴别;技术交流,初步确定参与投标的供应商,并实时上报完成情况,招标监督管理员可以实时查询招标进度。


进入采购寻源阶段,需要根据之前制定的采购方案寻找合格的供应商,包括符合资质的新供应商和新产品的供应商。寻源可以采用招标、谈判、询价和竞价的方式,选择相关的流程,组建评审小组。


(1)招标前准备

采购部业务员可以查询同类物资历史数据、已有或潜在供应商的查找及鉴别;初步询价;技术交流,初步确定参与投标的供应商,并实时上报完成情况,招标监督管理员可以实时查询招标进度。


(2)招标策划

项目招标启动前策划审批,业务员需提供招标材料:包括策划书、历史数据、招标书、技术标准与技术要求书、技术与商务评标标、会议记录、报价表; 可以关联标前准备工作表中的“供应商名单”,经审核通过后系统自动发送电子招标邀请函,短信提醒、投标保证金缴纳通知单及开标记录底表。

如果是邀请招标,供应商信息可以从SRM系统当中获取,如果是公开招标可以集成企业官方门户或者专属的招标网站,通过公开报名的方式进行供应商选拔。

针对公开报名,企业可以通过线上门户或者线下媒体进行广泛招募,致远提供二维码解决方案,通过手机扫描就可立即报名和询价报价,同时数据关联进采购系统中,高效方便。


(3)开标

该表主要用于用以存储供应商报价信息;在开标启动前,任何人不可见;系统可以自动记录投标时间。


(4)供应商投标资格审核

采购部业务员针对供应商参加项目投标事宜进行报名登记及资格审查,“通过”的供应商可参与后续投标工作。采购部业务员对供应商缴纳标书费及保证金进行登记。此处可修正资格审查结果,未按时缴纳费用的供应商,后续不可参与投标。


(5)招标函发布

纳入集团企业供应名录的供应商拥有采购平台账号,通过供应商门户收取招标邀请函,并对参与投标情况进行确认。参与投标人电子填写授权委托人,并可打印此回执,在线下盖章并扫描,通过上传文件进行电子回执。


(6)供应商在线报价

供应商可以在线进行投标报价环节,通过权限控制,实现各个供应商报价“背靠背”不可见。


(7)开标管理

招标管理员根据项目情况,发起技术标、商务标的评审,关联“招标管控底表”信息,经批准后启动现场开标程序; 通过现场会议方式,并将评标结果录入系统。现场评定结果待向有关领导申报后再进行招标结果审批流程。


(8)招标结果

招标结果经审批通过后系统根据开标结果自动发起《中标通知书》;投标供应商实时收到待处理提醒。


(9)合同审批

采购部业务员关联商务评标结果,自动带出当前中标供应商及相应的投标报价信息。在付款阶段部分可以自主填写付款阶段、付款比例,系统对中标价格及合同总价做控制。


在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,将进行采购执行阶段,发起采购订单,进行相关合同的订立。


(1)采购订单

采购部业务员根据合同协议,向供应商下采购订单,此单可作为结算依据。


(2)付款申请

采购部业务员在办理付款申请时,可关联采购类合同台账,实现采购过程的控制。付款部分也可以与ERP集成,获取申请单号、处理标识。发起时直接关联ERP的基础档案及采购合同,经审批通过后数据推送到ERP。


(3)供应商试用、整改

新供应商(原材料供货)引进时,必须进行材料试用,通过试用情况,由质检、仓库、生产等部门进行评价,根据应用报告,做出试用评价,如不满意,同时应做出是否需要整改?同时发起整改通知单,安排专人跟进。


采购管理系统提供一个报表驾驶舱,可以将采购分析数据、招投标数据、合同数据、供应商数据和付款数据分析融入到报表体系,方便采购部门和公司领导层进行重要事项的决策。


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